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減少しつつある「履歴書手書き文化」

高度成長期から今日まで、履歴書といえば手書きで作成するものというふうに言われてきました。
書き損じがあった場合には最初から書き直しという大きなハードルもあり、あまり字がキレイでないということにコンプレックスを持つ人にとってはかなり心理的負担であったことと思います。

しかし現在の会社業務においては自筆で記載をしなければいけない場面というのはほとんどなく、逆にパソコンでの文書作成やメール送信の技術の方が実用的となっています。

特にその傾向が強くペーパレス化が進んでいるIT系企業においては、最初から「応募書類はメールで送付してください」と指示をしていることもあります。

これは余計な手間や紙の廃棄物を出さなくてよいというだけでなく、企業側にとっても不採用となった人の書類をいちいち返信しなければいけない手間を省いてくれます。

ただしメールで送付するからといって郵送するときに必要になるビジネスマナーが全く不要になるというわけではありません。
メールで送信するときにはメールなりのビジネスマナーがありますので、失礼のないように指示を守って行うようにしましょう。

書類作成はOfficeソフトもしくはPDFが主流

メール添付用の書類を作成する方法は大きく2つあり、「先に紙で作成したものをスキャンする」場合と、「オンラインで作成したものをそのままデータとして使用する」場合に分かれます。

企業によってはそもそもの履歴書テンプレートが入力フォームとして用意されており、そこに項目を入力すればそれでよいというところもありますがあまり数としては多くありません。

せっかくオンラインで送付をしてもよいという指示があるのにいちいち紙で作成してからそれをデータにするというのは二度手間となるので、できればオンラインで作成できるようにしておいた方が無難です。

作成する履歴書のテンプレートは就職サービスなどでダウンロードすることができますので、そこに名前をつけて保存しておくようにしましょう。

なお顔写真については添付の指示がない場合もありますが、添付するよう指示があるなら写真館など証明写真専門の撮影をするとデータとして取得ができます。

案外見落としがちなのが就活用のメールアドレスです。
普段自分が使用しているプロバイダアカウントのものでもよいのですが、友人や家族向けの場合ふざけた名前をつけていることもあります。

基本的にはメールアドレスが悪いからといって落とされることはないと思いますが、暴力的だったり卑猥な下ネタが入っているようなものは企業に送付するメールアドレスとして極めてふさわしくありません。
就活専用のアドレスをGmailなどで取得して別のアカウントと混同がないようにしておくことをおすすめします。

応募書類の送付準備とマナーについて

就職活動の過程でかなり苦労をするのが応募書類の送付です。
就職活動においては一社のみではなく複数の企業に応募をすることになりますが、このときそれぞれの企業が求める書類を準備し、期日に間に合うように送付していかなければいけません。

まず書類作成以前にしっかり理解しておきたいのが、企業に書類を送るときのマナーです。
通常求人票には書類送付先となる住所や担当者の部署・名前が記載されていることと思いますのでまずはそれをもとに送付用の封筒の準備をします。

履歴書を購入するとそこに「履歴書在中」という文字の書かれた小型封筒が入っていることがありますが、就職活動においてはそれは基本的には使用しません。

就職用の書類を送付するときにはA4版の書面を折らずに入れられる角2サイズのものを使用するのが一般的です。
封筒は白色のものと茶封筒がありますが、どちらを使用しても問題ありません。

封筒表面には送付先として指定されている住所と会社名（株式会社を含めた正式名称）、部署名と担当者名（指定がない場合は省略しても可）を縦書きで大きめに記載します。

また表面には「応募書類在中」など就職活動のためのものであることをわかるように左下に赤字で記載しましょう。
履歴書同様に書き損じをしたときは修正液を使用せずできるだけ書き直しましょう。
裏面には自分の住所と氏名をはっきり書いておきます。

送付時には「送り状」をつけるとポイントアップ

新卒の場合送付書類となるのは履歴書とES（エントリーシート）、中途採用の場合には履歴書と職務経歴書となります。
他にも何か指定がある場合には求人票をよく読み忘れないように同封しましょう。

送付書類として必ず必要というわけではありませんが、それらとは別に「送り状」を作成しておくと印象がよくなります。
送り状とはこの封筒にはどんな書類が入っているかということを示すもので、基本的なビジネス文書の規則に則って作成します。

輸送の際に折れたり、雨にぬれることも考えられるので透明なクリアファイルに入れたうえで封筒に入れて送るのが◎。
引用@保育士の求人なら保育のお仕事

ビジネス文書の基本はテンプレートが決まっており、送付する日付と送付先の企業や担当者名、自分の住所氏名を冒頭に記載します。

文章の流れは「頭部挨拶」「この文書の目的（求人への応募の為など）」「末部挨拶」として一旦区切ってから「記」という文字を中央に配置して同封する書類を箇条書きします。

ビジネス文書の基本はネットや書籍に多く紹介されているので、参考にしながら作成してください。
このときあまり個性を出しすぎようとせず、ごく無難にまとめる方が望ましいです。

就職セミナーなどでは送り状に自己PR文章を記載した方がよいと説明していることもありますが、あまり最初から強烈にアピールするよりも、まずは書類選考でビジネスマナーの基本が備わっていることを常識的に示した方が一般的には印象がよくなるのではないかと思います。

職務経歴書とはどういう書類か

中途採用での求人では、最初に履歴書と職務経歴書を送付するように指示されていることがほとんどです。
新卒でしか就職活動を経験していない人にとっては、職務経歴書を作成するのは初めての経験となります。

あらかじめ書式がきっちりと決まっている履歴書と異なり、職務経歴書にはこれといった決まり事がなく自由に記載をしていくことができます。

基本的には履歴書と同じサイズのA4（二つ折りの場合はA3）で作成することになりますが、それ以外はどのように記載してもNGということはありません。

自由でNGがないというと気楽なように思いますが、その自由度がゆえに初めて作成する人にとっては記入方法がわかりにくいものです。

ネットで検索をすると職務経歴書の見本として文面を見つけることができますので、まずはそうしたものを参考にしつつ自分の経歴をより的確に示せるものを選んで作成しましょう。

職務経歴書に記載する内容としては、「職歴」「携わった業務」「保有スキル」「自己PR」などがあります。
書類を作成するときには読む側の立場を想像し、どういったことが書かれていればより魅力的な人材として捉えてくれるかを考えてください。

逆経歴として記載するのがポイント

履歴書の場合には、記載は年台が古い順からの記載となっています。
学歴や職歴、資格取得年月日については古い事項から記載し最新の情報は一番下に書きます。

また賛否両論があるところですが、履歴書は手書きで作成するのが常識となっておりもし書き損じがあった場合には最初から書き直しをすることとなっています。

職務経歴書の場合には手書きで作成することはむしろ少なく、パソコンのワープロソフトなどを使用して作成します。
プリントアウトをしたものを提出しても全く失礼ではなく、むしろこのくらいの書類を作成できるというスキルの証明になります。

記載する内容についても年台順ではなく反対に直近の情報から記載するのが一般的です。
流れとしては、まず冒頭に「職務要約」としてこれまでどんな仕事をどんなふうにしてきたかということを数行でまとめて記載します。

それから逆職務歴として過去の転職について履歴書のように箇条書きをし、そこから勤務中の実績を順番に細かく説明していきます。

最後にまとめとして、以上の職務経歴から自分がどのようなスキルを持っているかということを羅列します。
必須ではありませんが、まとめとして「自己PR」欄を作ってそこに自己分析と今回の求人への熱意を記載しておくとより気の利いた職務経歴書となります。

気をつけたいのが書類に余計な空白を作らないようにするということで、バランスよく文字が配置できるようにレイアウトにもこだわってください。

就職活動を成功させる鍵は「スケジュール管理」にあり

新卒であっても中途採用であっても、就職活動を成功させられるかどうかの鍵は何よりも「スケジュール管理」にあります。

就職活動を開始する前に揃えておきたいグッズの1つに「ビジネス手帳」がありますが、これは自分の今後の予定を視覚的に把握することができるというところがメリットです。

新卒の場合は手帳を選ぶなら月ごとの予定を沢山書き込めるタイプのものにすることと、年間スケジュールを一覧で見ることができるものにすることがポイントとなります。

転職を計画する場合も、転職に必要な期間は平均3ヶ月と言われているため全体のスケジュールを把握できるタイプのものにしましょう。

スケジュール管理が大切なのは、書類送付や面接スケジュールにブッキングや予定漏れがないようにするためです。
それ以外にも、あらかじめスケジュール管理をしておくことでダラダラと活動をすることを防ぐことができるという効果があります。

就職活動に成功する人のほとんどが、期間を限定させたメリハリのある活動をしています。
なんとなく行き当たりばったりで就職活動をしてしまうと、結局決まらないまま時間だけがズルズル延びていき最終的に妥協で選んだところに就職することになってしまいます。

便利にできる情報収集ツール

今時の就職活動においては情報収集も必須です。
新卒の場合には学校に会社説明会の案内が来たり、就活セミナーを学校が開催してくれたりと情報集めに苦労することはありませんが、中途採用ではそういうわけにはいきません。

新卒・中途に限らず自分にとって使いやすい情報収集のツールを使いこなせるようにしましょう。
情報収集ツールで最も手軽なのがインターネットですが、よりリアルタイムで求人情報を集めるには就職サービスに会員登録をするのがおすすめです。

就職支援サービスは大手から地元密着型まで数多くの企業が行っていますが、登録をしておくことで自分の希望に近い求人情報をメールなどで連絡してもらえます。

気になる企業があったら必ず公式サイトをチェックして、その企業の概要などを調べるようにしましょう。
大手企業を狙っているなら会社四季報の最新号を購入し、ここ直近の業績についても把握しておくと面接時のアピールに役立ちます。

基本に立ち返ることも忘れずに

中途採用をするときに忘れがちになるのがビジネスマナーの基本です。
何もわからない新卒時には素直にマナーについての注意事項をチェックしていても、中途採用では「そんなのもう知っている」と軽視しがちです。

面接時の服装の常識や言葉遣いなど、書類作成や面接前には謙虚な気持ちで今一度見直すことをおすすめします。

素直過ぎる回答をしてポイントを下げていませんか？

私自身が過去に採用面接に関わったことがあるため、採用面接時に「ああ、これはダメだな」と感じる瞬間がよくわかります。

いわゆるNG回答と言われるものですが、案外それをしている本人に全く悪気がないということが多いです。
言い換えるなら「正直過ぎる回答」をしているということでしょうか。

具体的な例としては、現在面接をしている企業の業務内容について訪ねたときに「調べていないのでわかりません」といったようなことを平然と言うようなケースです。

採用をする側としてはそもそもとしてどうして今回の面接を受けに来たのかということを知りたいのに、最初の段階で興味がないということを言われてはそこで「終わった」と思ってしまいます。

せめてどうせ正直に回答するなら「不勉強で申し訳ありません」といった態度にすればまだ少しは印象もよくなるのですが、知らなくて当然といった開き直りをされるとその後の質問に困ってしまいます。

また複数の業種を同時に求人している時に「どちらでもいいです」といった曖昧な態度をされることも面接官としては非常に困ります。

長く一緒にいた人ならば適正から判断もできるでしょうが、初めて面接に来た人に対してどういった配属にするかをどのように決めればよいというのでしょうか。

正直過ぎるNG回答をする人というのは、得てして主体性がなく他人任せな印象なので責任ある仕事を任せられるとは到底思えません。

自分のことばかりを話すのも悪印象

レベルの高い大学出身者であったり、転職前の仕事が一流企業であった人にありがちなのが「根拠不明の自信」です。

面接する側としてはこれから任せようとする仕事に対して十分なスキルがあるかどうかを判断したいだけなのに、自分の過去の実績やうんちくを長々と語られると「もういいよ」と面接を打ち切りたくなってしまいます。

こちらの質問に対して待ってましたとばかりに食い気味に入ってくることも多く、明らかに実務経験が不足しているのに自信満々で「あれもできます、これもできます、それも知っています」ということを言われるとかえって胡散臭く感じられます。

過去の経験的にそうした自信満々な回答をする求職者というのは、実際に雇ってみるとなんだかんだと言い訳をつけて責任を回避したり、周りの足を引っ張って自分をよく見せようとする傾向があるので面接官的にはかなり地雷です。

かといってあまりにも自信なさげな回答もまた面接側にとっては悩ましいところです。
謙虚な性格を示したいのかもしれませんが「できるかどうかわかりませんが頑張ります」といった弱気な発言をされると「大丈夫かな？」という気持ちになってしまいます。

履歴書に書かれていると評価アップする資格

就職活動において、最初に企業に提出する自己紹介のための書類は非常に重要です。
転職活動の場合などはまず求職者から書類を送付してもらい、そこで一次審査となる書類選考を行ったのちに面接をするかどうかの決定がされます。
つまり最初に提出する書類が採用担当者の目を引くものではなかった場合、面接すら受けさせてもらえなくなるということです。

自分を紹介する書類を魅力的なものとする方法の1つが履歴書に記載する資格欄です。
資格欄には業務上に関わりのある資格を記載しますが、直接的に関係がないものであってもそれを所持しているということで採用に有利になるものがあります。

業種に関わらず一般的に採用に有利に働く資格としては「TOEIC・TOEFL」「簿記検定」「MOS」があります。
これらは事務系の仕事をする場合は特に必要とされる頻度が高く、必須というわけではありませんが記載があるだけでかなりインパクトは強くなります。

TOEICの場合には550点以上のスコアが望ましいですが、外資系企業など海外との取引を頻繁に行っている企業においては直接営業に関わらない仕事であっても高スコアを優遇することがあります。

簿記検定はいくつか種類がありますが、最も受験者数が多い日商簿記検定なら最低でも3級以上、経理や会計業務に携わるなら2級以上を取得しておきたいところです。

新卒なら取っておくことが勧められる資格

一旦社会人として経験を積んだ中途採用の人の場合、資格はそれほど重視されないということもよくあります。
むしろ資格数よりも過去に携わってきた実績の方を重視するので、資格の有る無しですぐに足切りされることはありません。

反対にこれから初めて就職をする新卒の人は、資格を取得しておくことで働きたいという意欲の強さを示すことができます。

全く社会人経験のない新卒に企業が懸念するのは「基本的なビジネスマナーがあるか」ということです。
大企業においては新人研修で教えられることもありますが、それでもできれば基本的なビジネスの知識がある人を採用したいと考えることでしょう。

そこで在学中に取得しておくことを勧められるのば「日経TEST」や「秘書検定」といったビジネスに直接的に関わる知識を得られる資格です。

こちらも特になければいけないというものではないのですが、学習をすることで世の中の動きや会社という組織の役割をつかむことができるので非常に便利です。

余裕があれば難関資格にもチャレンジしてもらいたいですが、そこでおすすめとなるのが「フィナンシャルプランナー」や法律系の国家資格です。

こうした難関資格は入社後に昇進条件として取得を勧められることもあるので、勉強の時間がとれる学生のうちにとっておくと便利です。

第一印象を高めることが就活成功の第一歩

新卒でも中途でも、就職活動をするときに必ず行うことになるのが採用面接です。
学生時代にアルバイトを経験したことがある人も多いことと思いますが、正社員としての採用を希望する面接では求められるものが全く異なってきます。

アルバイトの場合には就業する時間や日にちなどといった条件が何よりも重要となるので、極端に見た目がやばそうな人でなければあまり気にされることはありません。

しかしできるだけ長く勤務をしてもらうことを前提とする正社員採用面接においては、最低限のビジネスマナーを備えている人間であるかということが細かくチェックされます。

面接はいわば初めてその企業の担当者に「自分」を見てもらうための機会となりますので、第一印象から悪いイメージを与えてしまうと採用確率はかなり低くなってしまいます。

第一印象を良くするといってもモデルや俳優ばりに美しくならなければならないというわけではありません。
社会人としてあるべき姿の範囲に収まった見た目をしていればそれでOKです。

面接という場所においてはそこにふさわしいドレスコードというものがありますので、そこから逸脱しない範囲で服装を用意していきましょう。

スーツ選びのポイント

就職活動のために必須の服装といえばビジネススーツです。
一般的には就活スーツは男女とも黒もしくは濃紺、または暗めのグレーを選びます。

転職の場合にはカラフルなものを着用してもよいとされることもありますが、基本的にはリクルートスーツとして使用されるものにしておいた方が無難です。

スーツに合わせるシャツについても男女ともに白色を選ぶのが基本ですが、淡めの色のものであれば水色やピンクのものにしても大丈夫です。

このとき十分に注意したいのが襟元や袖口の汚れで、白を着用したときには特に目立つので汚れがこびりついているようなものは使用しないようにしましょう。

男性の場合にはネクタイ選びにも悩むところですが、受けを狙ったキャラクターものなどではなく、ごく一般的なストライプやドットのものにしておけば問題ありません。

案外見落としがちなインナー

スーツや靴などよく見られる部分には気を使うことができても、案内見えにくいところについては手抜きをしている人がいます。
男性の場合はワイシャツの下に着るインナーや靴下、女性ならストッキングです。

スーツに合わせて着るインナーは白が基本で、襟元からはみ出して見えないようにすることが重要です。
靴下は黒か濃紺を使用し、座って裾が上がっても足首の肌が見えない長さのものにしましょう。

女性のストッキングは肌色に近いものを使用することが望ましいですが、生足のままでは失礼にあたります。